Carrières

Relevant de la Directrice administration et RH, la Coordonnatrice Comptabilité et services administratifs participe activement aux opérations quotidiennes de comptabilité, de facturation et d’administration. Elle agit comme personne-ressource auprès de la Directrice et de l’équipe, tout en assurant elle-même le traitement de diverses tâches comptables et administratives.

Elle veille à l’exactitude des données financières, au respect des échéanciers de facturation, au suivi budgétaire des projets ainsi qu’au bon déroulement des activités administratives. Par sa polyvalence et sa rigueur, elle contribue concrètement à la continuité et à l’efficacité des opérations du service.

Responsabilités principales

Coordination d’équipe

• Assurer le suivi et la coordination des activités de l’équipe de comptabilité et services administratifs en appui à la direction ;
• Collaborer à la répartition des tâches et au suivi des échéances pour contribuer au respect des délais ;
• Soutenir et guider l’équipe sur les procédures internes et les bonnes pratiques

Comptabilité et finances

• Soutenir et accompagner l’équipe comptable en place dans ses activités quotidiennes et sur les bonnes pratiques ;
• Fournir un mentorat pour guider l’équipe sur les connaissances et les processus clés ;
• Participer à la planification financière et au suivi budgétaire en collaboration avec l’équipe ;
• Assurer la qualité et la cohérence des opérations comptables ;
• Effectuer les tâches comptables nécessaires en cas d’absence d’un membre de l’équipe ou selon les besoins ponctuels.

Facturation et suivi de projets

• Assurer la gestion complète du cycle de facturation des projets, de l’ouverture jusqu’à l’émission des factures finales ;
• Collaborer étroitement avec les chargés de projets afin d’assurer un suivi rigoureux de l’avancement des travaux et de la facturation progressive ;
• Effectuer le suivi des comptes clients, incluant les comptes à recevoir, les paiements et les relances ;
• Analyser et concilier les travaux en cours afin d’assurer l’exactitude des revenus comptabilisés ;
• Produire divers rapports financiers liés aux projets et soutenir la direction dans le suivi de la performance ;
• Réaliser toute autre tâche connexe contribuant à la saine gestion administrative et financière des projets.

 Paie (responsabilité temporaire)

• Assurer le traitement complet de la paie, incluant la collecte et la vérification des feuilles de temps, le calcul des salaires, heures supplémentaires, primes et déductions, en conformité avec les lois fiscales, les normes du travail et les politiques internes.
• Offrir un soutien aux employés sur les questions liées à la paie ou aux avantages sociaux et effectuer les corrections ou ajustements nécessaires.
• Gérer le cycle de vie des employés, incluant la préparation des documents d’embauche, l’intégration administrative, la mise à jour des dossiers RH et le traitement des départs.
• Assurer la gestion des avantages sociaux (assurances collectives, REER collectif), le suivi des absences, des vacances et des banques de temps.
• Collaborer étroitement avec l’équipe RH sur les projets (recrutement, formation, optimisation des processus) ainsi qu’avec l’équipe comptable pour assurer la cohérence entre paie et comptabilité.

Administration et amélioration des processus

• Participer à l’amélioration continue des processus comptables et administratifs
• Préparer des documents et communications pour la direction au besoin.
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences et qualifications

• Diplôme en comptabilité, en administration ou dans un domaine connexe ;
• Expérience en coordination, supervision ou accompagnement d’équipe ;
• Maîtrise des logiciels SAGE et Employeur D (un atout) ;
• Rigueur, sens de l’organisation et aptitude à gérer efficacement les priorités et les échéances ;
• Excellentes compétences en communication et en collaboration, avec un esprit d’équipe développé ;
• Capacité à transmettre les connaissances et à soutenir le développement des membres de l’équipe.

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